2014年5月25日 星期日

「這樣表達,再複雜也能一聽就懂!」

這本書是在首府大學圖書館借的,近幾個月平均每月可以閱讀一至兩本書,算是不錯的收獲,這本書提供給我在簡報的提前準備以及呈現方式有不小的幫助,簡短摘錄心得:

作者Lee Lefever是在Youtube日漸火紅時,發現這個工具肯定會在未來發燒,加上過去曾經嘗試解釋"RSS"的經驗,讓他與太太發現表達的重要性。

在他的多次經驗中,他認為要先找到自己與聽眾在「說明量表」上的位置,說明量表如下圖,右邊是專家,左邊是門外漢,必須要針對聽眾的族群進行分析(可能是橘色或紫色區塊),再決定簡報的內容。

基本上,決定說明量表,分為五大問題:
  1. 我(講者)在量表的哪個位置
  2. 我的目標群眾是哪些人?
  3. 我對聽眾對議題了解程度的假設。
  4. 說明是否顧及量表上所有的人?
  5. 說明需要顧及量表上所有的人嗎?

當然,聰明的讀者一定會問:「如果聽眾是大雜燴怎麼辦?」根據作者的原則,就是讓越多人聽懂越好,因為:
讓門外漢也聽懂,可以增加他們的「信心」;
而相同的內容再聽一次,可以讓較熟稔的聽眾持續加強「專業」;
而對專家來說,可能產生「創新」的想法。
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另一個原則,是先提「森林」,再提樹木。

很多的簡報者,為了快速進入主題或追求效率,往往未解釋「大環境」就直接聚焦於小細節,這恐怕會讓聽眾未能對整體環境產生共鳴,卻直接必須要被迫了解細節,為此,作者提供了包裝想法的六大元素:(同時使用RSS作案例)
  1. 共識:
    用大環境、共同體驗的事,提出一個講者與聽者都同意的方向。
    (資訊爆炸的大環境下,獲取資訊是很重要的)
  2. 關聯性:
    立基於共識,更直接地將立場表達出來,屬於彼此想解決的「共同願景」,此部份必須要能建立聽眾的迴響。
    (網路世界提供的資訊很多,但每天都要瀏覽這些網站,費時費力)。
  3. 故事:
    編個故事,例如某個人遇到了某件事,必須解決,越生活化越好,「故事」能讓「事實」能夠更有效率地說明,但時間不足時不適合使用,且需視公司文化與會議風格而定,此外,說明程序的主題也可能不適合故事。
    (Sally每天都要花很多時間上很多網站看她有興趣的內容,有時候忙碌,點上網站發現沒有感興趣的更新內容時,會讓人感到浪費時間)。
  4. 連結:
    將新事物連結到熟悉的事物上,就是比喻,好的比喻能讓聽眾有「一點就通」之感。
    (RSS就像郵差,可以把你訂購的東西送到你家,RSS會將你想看的訊息寄到你的信箱)
  5. 敘述:直接溝通「怎麼做」,而不是說「為什麼」,若把「為什麼」說明過多,反而容易失焦並讓聽眾失去注意力。
    (登入RSS的帳號,在訂閱的區塊加入網址,就能夠讓該網站把更新的內容寄給自己)
  6. 結論:
    總結,並從聽眾的角度提出下一步。
    (開始使用RSS吧!接著就開始等你要的訊息寄到你的信您囉!)
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在「腳本的順序」這個部份,其實也是共識--關聯性--故事--連結--挑述--執行解決方案--鼓勵採取行動七大順序,事前的準備若能完整,在腳本上的處理其實也是接續的行動罷了。

個人認為,作者提到一個重點:「不要一次丟一整塊石板給聽眾,而且在每個步驟,給一塊墊腳石。」意即慢慢增加,而不要一次貪心地全部貫注。這些ideas都提供簡報流程許多創新思維,也確實會讓彼此的溝通,有相當的助益,個人相當推薦這本書。
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延伸閱讀:
作者對RSS的介紹,與上方的網址比較,可以看出整個呈現方式的轉變。

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