最近閱讀了富朋友與怪老子的部落格與書，發現他們利用excel發揮了許多記帳與財務上的用途，既然自己也想知道時間的流向，不妨效法，試試做個檔案協助時間管理。
首先，我將記帳的概念抓進來，要把金錢管理做好，自然必須要有足夠的正確記錄以檢討；要將時間管理做好，必當檢視過去，自問「我的時間利用狀況如何？」。心裡有數之後，再作為未來規劃基礎(我應該如何安排我的時間)，甚至設定指標計算達成率。
因此，第一步就是建立足夠的時間紀錄，我的理念是將一天切成24小時，記錄過去的每小時我做的事(就像記帳需記錄每一筆支出)，雖然時間的最小單位不是小時，但考慮操作效率，我選擇就用小時為記錄單位。
於是，excel檔案的最左欄會是每天的00:00至隔天的24:00，最上一列會是當月的第一日至最後 一日，如下圖，一天會有24個欄位，11月的話則會有24×30=720個欄位要填。
下一步，是將自己在那個小時所做的事，逐一輸入對應的儲存格，只要時間不要拖太久(我個人建議是一天一次就好)，應該都能記得那個小時「主要」在做什麼，這樣的動作重複幾次之後，就可以檢視過去N個小時(天)，我做了些什麼事。
為了輸入的方便，我設計了下拉式選單，而選單內的選項可以自己設計及安排，這也有助於後續的分析統計。
這些清單的選項，都可以照自己的意思增加/修改，內容在於「主頁」這另一個活頁簿，我共設計了「個人目標、能力培養、家庭朋友、生命心靈、休養生息、例行項目」六個區塊，將清單內容根據自己的生活現況稍做修改，應該就能調整成適合自己的項目。
「主頁」這個活頁簿主要是協助自己，檢視平常的行為模式，並產生能適合自己生命歷程記錄的主要項目。在公式上，我也設計成可以即時觀察各項時間分配結果的百分比。
但這個檔案最重要的動作，仍是回到各月的活頁簿，將當天每個小時的最重要活動填入欄位。時間一長，就能累積許多的記錄，並且於後檢視，像這樣：
為了讓檢視的這個動作更有效率，我拉出一個圓餅圖，自動地將主要的六大項目作成紀錄，如圖：
眼尖的朋友應該會發現，圓餅圖裡頭並不包括睡眠，因為上班族生活的三分法，不外乎是「工作、睡眠、下班生活」，而影響上班族人生最甚的，就是這「下班生活」的利用效能，故我將睡眠與工作，都隔離於這個PIE CHART之外，更能體會這段時間的利用現況。
長期而言，就可以一目了然，知道自己究竟把時間「運用」或「浪費」在哪裡，至於如何讓時間管理更好以達成目標，就靠另一部份的真功夫囉！
兩點補充：
1.我曾經想要把1小時的區間改成半小時，但試了之後，發現這樣每天要花兩倍的時間填這個表格，雖然數據量多了，但是效率卻變差了，但整體考量，我選擇放棄數據，追求效率。
2.一個excel儲存格只能填入一件事，但單一個小時可以做很多事，例如花20分鐘洗澡，再花20分鐘開車出門，最後20分鐘跟朋友吃飯，當然，為了把握時間，我也可以將這三件事情一起做(似乎有點難度)。總之，只要主觀選擇那一個小時完成的「最主要的事」填入儲存格就好，自己的時間管理工具，帶有一點主觀，也是很合理的。
由於FB無法直接上傳檔案，所以有興趣的朋友，歡迎直接向我要檔案，更期待你的回饋，能讓這個草案版本更好。更歡迎累積一段時間之後，我們一起在不涉隱私的前提下，討論下班後生活的規劃，而且將這個檔案稍作修改後，在目標管理上，也能給予一定的正面效果。
Finally, 與大家分享上課時講師分享的一句話：
未經反思自省的人生不值得活-蘇格拉底
沒有留言:
張貼留言